第二章：腾出时间前进
>>>>>>> 4ef99384a791603d1ae54a12162221aa23eb330e 第12节：在工作中与利益相关者同步

在工作中与利益相关者同步

不像其它生活领域，我不需要催你们花时间去工作。当谈到工作时，你可能会说没多少选择，考虑到这些工作可能会比其他任何领域占用你更多的时间，所以更重要的是要确保花在那里的时间符合你的价值观。工作可以帮助人们实现协作、勤奋和执着的价值观。当我们为了其他人的利益劳动时，它也能让我们把时间花在有意义的地方。不幸的是，许多人发现我们的工作日常是一场忙碌的混乱，被不断的干扰、无意义的会议和没完没了的短信所困扰。

但值得庆幸的是，没必要这样的。通过理清彼此的价值观和期望，我们能做得更多，活得更好。分清我们如何在工作上的时间安排能够培养和强化积极的工作关系中的最重要的部分：信任。

每一个公司都有他们的守则。然而，当谈到员工如何管理他们的工作量时，许多经理不知道他们的同事是如何消磨时间的。同样的，员工自己最大的问题可能也是不知道如何花费时间，不论在工作内还是工作外。员工下班后反应如何？他们是否被要求参加欢乐时光或其他充满“强制乐趣”的活动？经理和客户会希望员工在即将达到最后期限前完成任务吗？当公司高管来访时，他们是否应该让配偶知道他们会在深夜外出?

这些问题是重要的，因为它们会影响我们的时间计划表，以及，我们将在其它领域分配的时间。一份近期的研究发现，接近83%的职业工作人会在工作结束后检查他们的工作短信。同样的，研究发现三分之二的受访者会在假期也带上工作相关设备，比如笔记本或者智能手机。接近一半的受访者表示它们会在吃饭或者跟家人，朋友在一起时也收发工作有关的短信。

工作到很晚，或者觉得下班后要回复与工作相关的信息很有压力，这意味着我们花在家人和朋友身上的时间更少了，或者为自己做点什么。如果这些要求超过员工承受上限，信任和忠诚度就会被破坏，同样的还有人的健康和人际关系。这个情况的问题是，我们通常不知道问题的答案，直到我们已经深陷其中。

从雇主的角度来看，也有很多未知因素。当任务和项目比一开始预定的期望要长，而且还看不到尽头，管理者会陷入困惑中。是员工能力不足吗？是员工不够积极吗？是他们打算跳槽吗？他们是如何花费他们的时间的？作为对表现不佳的回应，管理者经常要求员工做的更多，做的更久。但是这个自然动作会让情况变得更恶劣，破环工作关系，并促使员工以微妙的方式反击。

员工的反抗方式有哪些？我们会发现自己在做一些不重要的工作，在办公桌上偷懒，和同事闲聊太多，总体上降低了生产效率。

其他时间里，我们可能会（无意识地）做一些无用功来妨碍公司，比如一些看起来是工作，但实际上对公司优先级无关紧要的事情。（思考：把时间花在宠物、公司政治活动、发送更多的电子邮件或召开不必要的会议上。）当人们工作时间更长时，这种反抗似乎会增加。事实上，研究发现，员工如果每周工作超过45小时，就会降低他们的工作积极性；他们犯的错误更多，把更多无用的工作强加给同事，结果花更多的时间完成更少的工作，从而使这个问题进一步复杂化。

那么，解决的办法是什么？

使用一个详细的、有时间限制的时间表有助于明确雇主和雇员之间的核心信任协议。
通过定期的审查，双方可以做出明智的决定，员工的时间是否使用得当，并帮助他们分配时间到更重要的任务。阿普丽尔是曼哈顿一家大型科技公司的广告销售主管，她的日程安排很紧张。身为主管，要卖的更多，做得更多，这使她那友好的性情更加痛苦。这些压力促使阿普丽尔的时间表被更多的会议，更多的不愉快的谈话，更多短信给填满。而这些额外的任务使得她更少地能匀出时间聚焦到核心任务：关心她的客户，完成更多的销售，展示更大的成果。

当我见到阿普丽尔时，她看起来非常疲惫。她还有两个月的时间来完成1500万美元的年度销售配额的三分之一，而我可以发现她心不在焉。阿普丽尔担心她无法完成目标，并得出她是个包袱的结论——她并没有足够努力工作，所以接下来需要更努力地工作。在她的观念里，工作地更好就是工作地更久。

努力提高效率的观念使得阿普丽尔深陷痛苦，并且导致她忽视了她生活的其它方面。但是实际上生产力并不是她的问题；她是个效率很高的人，能够挤出很多时间工作。但是，问题在于她并没有规划好她的工作时间表，以及一种自我限制的观念，认为问题出在她身上，而不是她的时间管理上。“我太慢了。”她有一次在吃午饭的时候跟我说道。但是阿普丽尔并没有做错什么，她不是太慢，而是缺乏一种有效的工具来支持她的新的工作角色。

虽然规划时间对她来说并不自然，但是阿普丽尔试着细分她的工作日，来归纳出她最想要完成的最重要的工作。她首先腾出时间专心工作，意识到如果不受干扰，创建新的客户提案可以更快更好地完成。每一次的分心都会使她变慢，使得恢复工作状态更加困难。然后她预留了一大块时间给客户打电话和开会，然后在下午的时候处理电子邮件和信息。我鼓励阿普丽尔给她的主管戴维分享与她工作有关的时间计划表。

让她惊讶的是，当他们坐下来讨论她的工作表时，阿普丽尔发现戴维非常支持她做好自己的工作时间规划。“他知道我过度劳累了，当我展示我的一周工作计划表时，他看起来松了一口气。他跟我说这使得他能知道什么时候该给我发邮件或者打电话，而不是猜测我当下正忙，或者在陪伴家庭。”

当她坐下来跟戴维谈话后，她发现实际上日程表里的很多困扰她的事情对戴维来说并不那么的重要。多亏了他们的新结盟，戴维认可阿普丽尔不需要去参加那么多的会议或者培训那么多人，以及向她保证，只要她把时间花在最重要的任务上:增加利润，这不会对她的职业抱负产生负面影响。

为了能让他们达成同步，阿普丽尔与戴维决定每周一的上午十一点都会有15分钟的见面。回顾一下她接下来一周的日程安排，会让他们确信，阿普丽尔的时间会安排得很好，如果有必要，他们也能做出相应的调整。在见面会的最后，阿普丽尔发现她能够更好地控制她的时间，以及减少她晚上用手机的时间——这些时间是以牺牲她的个人生活为代价的。阿普丽尔喜欢这样的结果：每周对尊重她的价值观的工作的详细回顾，减少干扰，最终让她有更多的时间去做她真正想做的事。

阿普丽尔的故事并不是所有人的故事。阿普丽尔安排她的时间的具体方式并不一定适合你，但是日程同步是非常必要的，不论是跟家人还是主管。 定期调整你对时间的期望是至关重要的，而且必须定期地、可预测地增加时间。如果你的时间表可以每周同步，那么就回顾一下，并在那段时间内达成一致;但如果你的时间表每天都在变化，那么每天与你的经理进行一次简短的检查将对你和经理都有好处。如果你要向多个老板汇报工作，那么有时间框的日程表可以让你安排好时间。

记住，“专心模型”由四个部分组成。控制内部诱因是第一步，制作时间规划是第二步，但是我们还有更多的事情也可以去做，这些我们后面都会讲。在第五章，我们还将深入探讨工作场所文化的作用，以及为什么持续的分心往往是组织功能失调的标志。现在，重要的是不要忽视简单而高效的时间表同步技术。

不论是在工作，在家里，或者对我们自身，先做计划，再规划好时间是使得我们不容易分心的【重要步骤】。通过定义我们如何花费时间，并与我们生活中的利益相关者保持同步，我们确保我们做了重要的事情，忽略了不重要的事情。它把我们从日常琐事中解放出来，让我们重新拥有那些我们不能浪费的时间。

但是当我们回收那些时间后，我们应该如何才能最大利用它？我们将在后续章节探讨这个问题。

🚩请牢记：

• 与你的利益相关者同步时间表是至关重要的凝聚你的牵引力的方法。 如果不了解你是如何花费时间的，同事和经理更有可能用多余的任务分散你的注意力。

• 随着日程的改变，频繁地进行同步。 如果你的日程模板每天都在变化，那就每天登记一下。然而，大多数人发现每周对齐就足够了。