第三章：反制外部诱因
>>>>>>> 4ef99384a791603d1ae54a12162221aa23eb330e 第17节：反制会议

反制会议

如今对于会议，人们几乎不怎么上心了，而且他们互相信息，抱怨自己有多无聊。但是一部分问题是人们经常安排会议来避免自己努力独立解决问题。对于一部分人来说，比起自己去独立思考，独立解决，与同事沟通会使他们更舒服。当然，合作也有它的作用，但会议不应被用来分散人们的注意力，使他们无法专心思考。我们如何使得会议能发挥它自身的价值？

大多数会议的主要目标应该是就一项决定达成共识，而不是为会议组织者自己的想法创造一个回音室。一个避免会议变得多余的办法是要求所有与会者具备两个条件。①：会议组织者必须展示和传递要在会议中讨论什么问题。没有会议安排，就不要有会议。②：参与者必须以一份简短的、书面的摘要的形式，尽最大努力找到解决方案，或者发表自己对会议议题的观点。摘要需要在一到两页内来讨论问题，他们的推理，以及他们的建议。

这两个步骤需要在会议前投入更多的努力，但这正是关键。要求会议安排以及一份摘要，不仅节约了人们回答问题的时间，而且通过使得会议组织者在会议开始前增加工作量，从而减少了不必要的会议。

但是对于集思广益和头脑风暴类型的会议呢？这是好事情，只是参会成员不要超过两个人。除非会议是由于紧急情况或作为一个公开讨论来听取员工的想法(我们将在后续部分讨论)，平时可以通过邮件向有关人员分享关于业务任务的个人独特想法。头脑风暴也是可以在会议开始前就准备好的，并且它最好是个人独立完成，或者在一个非常小的小组内讨论完成。我经常看到，团队成员在聚在一起之前进行单独的头脑风暴，不仅能够产生更好的想法，而且更有可能获得更多样化的解决方案，因为他们不太可能被团队中更大声、更强势的成员压倒。

然后，如果要开会的话，我们需要遵循在关于群聊的上一章中讨论的那些规则。不论是线上还是线下，我们都需要选择合适的会议对象，以及确保快速进入会议状态和快速结束会议，干脆利落，不要拖沓。

一旦我们身处会议之中，就要面对一个新问题：人们容易沉浸在他们的智能设备里，而不是关注线下的会议。与会者要么在翻看信息，要么在会议期间玩手机，尽管很多研究已经说明，当我们不集中注意力时，我们的大脑在吸收信息方面是非常糟糕的。而且，当我们在看别人使用他们的电子设备时，我们也会产生焦虑，以及不自觉使用电子设备，不论是用来工作还是休闲。想想我们手机上跳动的信息会影响到我们参与的会议效率，以及我们对会议的参与缺乏，也只会导致会议变得低效，没有意义，而且很无聊。

为了能专心参加会议，我们必须摆脱所有的电子屏幕。通过对比调查大量的研讨会，我们能观察到允许使用科技产品的会议与不使用电子设备的会议有着明显的区别，没有电子设备的会议能产生更积极的讨论和更好的结果。为了确保会议的时间没有浪费，我们需要引入新的习惯和规则。

如果我们要参加一场会议，我们必须保证我们的身心都在现场，投入会议中。

首先，每个会议室都可能会有一个设备充电处，但是确保没有人能轻易够到它。当与会人员聚集到一起，而会议还没开始，他们应该做到手机静音，可以给手机充上电，然后远离它，以此来确保会议可以不受干扰地进行。虽然根据业务的不同，也有一些特殊的例外情况，但与会者在会议中真正需要的只是纸、笔，也许还有一些便利贴。

如果需要用到在屏幕上显示幻灯片，那么只需要一位参会成员贡献他的电脑，或者会议室里常备一台公用电脑。而不是让每一个参会者在他们各自的电脑上观看，任何企图在会议上使用他自己的电脑或者手机的人都应该被大家阻止，以及收到警告提示。

尽管在隔离科技产品的会议中，人们的参与度可能会增加，但我们中的一些人可能会对这个想法感到不安，并可能会抗议说，我们需要用设备来做笔记或访问文件。但是如果我们诚实面对自己，我们就知道这些借口并不总是正当的。为什么总是在会议里不自觉使用这些科技设备？我们的科技设备使得我们能够人在心不在；以及一个众所周知但令人难过的情况，在会议中，我们喜欢用我们的手机，平板电脑，笔记本电脑并不是真正为了提高我们的效率，而是为了能走神，分心。会议可能会令人难以忍受地紧张、社交尴尬和极其无聊——电子设备为我们提供了一个逃避这些情况的方法。

所以，我们需要通过增加会议前的准备工作来减少不必要的开会，但是要开会就要好好开！遵循良好的即时交流规则，确保人们参与到会议中，而不是沉浸在他们的设备上，这将使大家不再那么难过，彼此伤害。

虽然现代的工作场景充满了潜在的干扰，我们依然需要不断尝试新的方法来保持专注。通过采取一些本章的小策略，问身边人他们是否也愿意参与。反制我们的外部诱因，不论是在办公室里还是在设备上，是一个有效的争取更好的工作，更好的生活的补救措施。

🚩请牢记：

• 举办会议不是件儿戏。 为了举办一次会议，组织者必须做好会议计划以及一份简洁的文档。
• 会议是为了建立共识。 很少有例外，创造性地解决问题应该发生在开会前，主要靠个人或者较小的团队。
• 保持全身心在场。 人们会不自觉地在会议中使用设备来打发无聊和单调，但是这最终会导致会议效果进一步恶化。
• 每次会议中只有一台笔记本电脑。 每个人手中的设备会使得他们更难真正投入到会议中。除了用来展示信息和做记录的那一台电脑，其它设备应该被拿走或关闭。