第三章：反制外部诱因
>>>>>>> 4ef99384a791603d1ae54a12162221aa23eb330e 第15节：反制邮件

反制邮件

电子邮件是现代工作者的诅咒。一些基本的数学知识揭露了这个问题的严重性。上班族平均每天会收到100条信息。仅仅是每封邮件两分钟，也需要3小时20分钟每天。如果一个普通的工作日是朝九晚五减去一小时的午餐时间，那么邮件几乎吃掉了一半的工作时长。

其实，那也是相当保守的估计了，还没算上从读邮件后切换回工作状态所花费的时间。实际上，一项国际信息管理杂志上的研究发现办公人员需要花费64秒去调整他们自己，回到工作状态。再考虑到每天要浏览近百条信息，时间只长不少。

为了避免你认为花在邮件上的时间是值得的，研究人员刊登在哈佛商业评论上的文章指出，大量的工作邮件完全是一种浪费。当提及经理花费几个小时在邮件上时，他们估计25%的时间是浪费在浏览那些本不应该发给他们的邮件上，25%花费在回复那些他们本不应该回复的邮件上。换句话说，我们花费在邮件上的一半时间时就像是在数天花板上的裂缝一样无意义。

为什么电子邮件是一个如此持久的问题？答案可以在理解我们的心理中找到。邮件可能是所有习惯养成类产品的源头。一方面，它提供了一个可变奖励。就像心理学家B.F.Skinner发现的，当给予不同强化时间的奖励时，鸽子会更频繁地啄杠杆。相似的，邮件的不确定性会促使我们不自觉地去查看邮箱，点击邮件。它们从我们的亲近的人那里和陌生人那里提供给我们好的，坏的，轻浮的，精彩的信息。所有的不确定性给我们提供了动力去查看我们会收到什么。结果是，我们不停地点击或拉下鼠标来刷新网页，以平息期待带来的不适。

第二，我们有强烈的互动倾向——以同样的方式回应他人。当某人跟我们说“你好”或者伸出手来的时候，我们会忍不住去回应——不这样做会打破强烈的社会规范，让人感到冷漠。虽然互动的好处在面对面的交流中很有效，但在网上却会导致一系列的问题。

最后也可能是最重要的，邮件是我们无法避免的工具。对于我们大多数人，我们的工作依赖它，它与我们的日常工作和个人生活密不可分，放弃它将对我们的生计构成威胁。

然而，就像许多生活中会消耗我们的时间和精力的事物一样，我们也可以让邮件受我们控制。我们可以在日常工作中运用一些技巧来消除电子邮件的不健康引力。让我们关注一些用最少的努力实现最佳结果的技术。

我们花费在邮件上的时间可以归结为一个方程式。我们每天花费在邮件上的总时间（T）是邮件数（n）乘以平均时间（t）。T = n*t。我一般记作“TNT”来提醒我邮件是如何破坏我们计划好的日常的。

为了减少我们在邮件上花费的总时长，我们需要同时关注n和t的值的大小。让我们先从n开始入手。

考虑到我们日常互动的倾向，当我们发送一封信息时很可能收到者会立刻回复，然后就陷入到这无尽的循环当中。

为了接收更少的邮件，我们必须发送更少的邮件

这看起来很明显，但是我们很多人并没有按照这个事实行动。我们对回复的需求是如此强烈，以至于我们在收到信息后马上就回复——晚上、周末、节假日，这似乎都不重要。

我们所收发的大部分邮件其实并不重要。只是我们的大脑会忍不住去查看它们，而不是注意，它是否对时间敏感。这种倾向使我们不断地检查、回复，并对立即想到的任何请求大声叫喊。但这是错误的。

展示办公时间

就我而言，我每天都收到一大堆邮件，讨论我写的文章内容。我喜欢与我的读者沟通，但如果我回复每一封邮件，那我可能做不了其他事情了。为了减少我发送和接受的邮件数量，我计划了办公时间，放在我的个人网页上。

当你下一次收到一个非紧急的邮件时，可以试着回复如“我在周二和周四的下午4点到5点有空。如果这仍然是一个问题，请过来让我们进一步讨论。”你也可以跟我一样在线上设置时间让他人做好安排。

你会惊讶地发现，当你给他们一点时间来冷静的时候，很多事情都变得无关紧要了。

通过让对方等待，你能使得他们开始自己思考答案，或者更常见的，这个问题在其他优先事项的重压下消失了。

但是如果发送者依然有问题，并且这个问题他们无法自己解决时怎么办呢？那太好了！困难的问题最好是线下当面解决，而不是通过邮件，邮件会导致更多的风险和误解。最重要的是，让人们在正常的办公时间讨论复杂的问题将导致更好的沟通和更少的电子邮件。

放慢速度，推迟发送

遵循这样的格言:少收邮件的关键是少发邮件，值得考虑的是，我们如何通过写完邮件后发送邮件来减缓电子邮件循环。毕竟，谁规定说当你写完邮件后就一定要立刻发送的吗？

幸运的是，技术能帮上忙。电子邮箱支持延迟发送。每当我需要回复邮件的时候，我都会想：“这个人最迟什么时候需要看到这个回复?”

通过点击延迟发送，邮件就会存储在我的邮箱里等待直到我预定的时间后才正式发送出去。因此，通过每天发送更少的邮件，我也会收到更少的邮件。

延迟发送邮件不仅可以让我有时间通过其他方式解决问题，还会让我在不想收到邮件的时候更不可能收到邮件。比如，当你在周五下午享受清空邮箱时，延迟发送能防止你给同事带来压力，也可以保护你的周末不受那些破坏放松的回复的影响。

消除不必要的信息

最后，还有一个有效的减少电子邮件的方法。每天，我们都被无数的垃圾邮件、营销邮件和时事通讯所包围。有些是有用的，但大部分是没用的。

我们如何减少那些我们不想再看见的邮件呢？如果邮件来自于你之前订阅的新闻，但是现在没有用了，最好的做法是取消订阅。作为同样的新闻写作者，我能告诉你我们希望你能在不感兴趣时点击取消订阅。我们按列表上的电子邮件地址向电子邮件服务提供商付费。所以我们希望只发送给感兴趣的人。

然而，一些垃圾营销人员会在你取消订阅后继续发送。在这种情况下，我建议你把他们拉近黑名单。我也有这样的黑名单和软件。每当我不想在接收到类似邮件又无法取消订阅时，我就会把他们拉进黑名单。

当然，管理不想收到的邮件需要花费一点时间，但是通过减少不期望的邮件的可能性，你会看到这个数字减少到涓涓细流而不是洪流。

现在我们介绍了一些减少邮件的方法（减少n），让我们转换到如何减少（t，我们花费浏览和写邮件上的时间）上来吧。

大量的事实表明，批量处理邮件时最有效的，并且能显著减少检查邮箱的行为。这是因为我们的大脑在切换任务时需要消耗时间，所以集中注意力在同一时刻回复完所有邮件是最好的。我知道你在想什么——你不能一整天都在查看电子邮件。我理解。我也需要检查我的收件箱，以确保没有真正紧急的事情。

检查邮件不是问题，习惯性反复检查才是问题

看看这熟不熟悉：一个图标点亮告诉你有新邮件，所以你点开了你的邮箱。然后你一篇篇读完看看是否有需要立刻回复的，把不需要的留到下次。当天晚些的时候，你打开邮箱，不大记得你之前在短信里读到的内容。所以在晚上的时候，你又把邮箱里的信息给翻了一遍。如果你像我描述的一样，你可能会尴尬地多次重新打开一些信息。多么的浪费！

添加标签

我们可能相信对于邮件来说最重要的是它们的内容，但是那个可能并不十分准确。一封邮件最重要的方面，从时间管理的角度来讲，时多久需要回复。因为我们忘了发件者和是需要回复，所以我们浪费时间重读邮件。

解决这种情况的方法其实很简单：每封邮件只打开两次。第一次我们打开邮件，在关上之前，回答以下问题：这封邮件要求何时回复？给每封邮件打上”今天“，”本周“等标签，把最重要的信息附在每条新信息上，为我们第二次（也是最后一次）打开做准备。当然，对于非常紧急的邮件，立刻回复！不需要响应的消息应该立即删除或归档。

注意我并没有跟你说按照主题或者分类来给邮件打标签，而是仅仅依据这封邮件什么时候需要回复。给邮件打标签将你从分心中解放出来，因为你知道你将会在合适的时间回复他。

对我来说，我会在早上喝咖啡前快速浏览一下我的邮箱。在十分钟内给每封邮件打上回复时间标签。这让我内心平静，因为我知道没有什么会被遗漏。我能够放下这些信息，专心去做我的工作，直到是时候回复信息。

我的日常日程表里设置了专门的“当日”回复时间。回复紧急邮件要比在一天结束前费劲地看完所有的邮件，找出需要回复的邮件快得多。额外的，我每周预留了三小时的时间给那些标记为“本周”的最不紧急的邮件。最后，在美洲结束的时候，我检查我的日程表，确保我留给邮件的时间是足够的，以及为下一周调整日程表。

为什么不在第一次打开邮件的时候就顺手回复了呢？花两分钟回复邮件看起来并不是一件大事，直到你意识到在每天收到几百份邮件的情况下，这两分钟会快速积累。很快地，两分钟变十分钟，十五分钟，六十分钟，你浪费了一天的时间疯狂地回复，而不是专注于你真正想要实现的事情。

消灭信息怪兽需要大量的武器来攻击这种持续的干扰源，但通过试验这些已被证实的技术，我们可以控制那些让我们分心的诱因。

🚩请牢记：

• 分解问题。 我们花费在邮件上的时间为T=n*t。

• 减少我们接收到的邮件。 规划工作时间，延迟回复，减少反复检查邮箱浪费的时间。

• 在每封邮件上花费更少的时间。 通过每条消息需要回复的时间来标记电子邮件。在日程表上的预定时间内回复邮件。